Звертаємо увагу щодо нового Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, який затверджено наказом МФУ від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок). Згідно роз’яснення ДФСУ від 17.11.2017 року приймання нових форм буде забезпечуватися, починаючи з 01.01.2018.
Перед тим, як розглянути роботу з новими формами нагадуємо, що чинні договори про визнання електронних документів та пов’язані з ними повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (ЕЦП) продовжують діяти до виникнення визначених Порядком підстав, а саме:
- отримання інформації від АЦСК про завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
- наявність в Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків в контролюючому органі;
- наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.
Порядок передбачає введення нових форм, а саме:
- Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (J1392001, F1392001),
- Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (J1391103, F1391103),
- Заяви про припинення дії договору про визнання електронних документів (J1391401, F1391401),
- Повідомлення про припинення дії договору про визнання електронних документів (J1491401, F1491401).
Договір не є двосторонній, а має форму публічної оферти – договору приєднання, та укладається шляхом приєднання до нього Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів. При створенні Заяви дані договору, до якого надсилається Заява, заповнюються згідно коду податкової інспекції, яка вказана в картці підприємства.
В Заяві необхідно вказати адресу субсайта офіційного веб-порталу ДФСУ, де розміщено договір про визнання електронних документів. Як було повідомлено в роз’ясненні ДФСУ, договори про визнання електронних документів розміщені у відкритій частині електронного сервісу «Електронний кабінет платника».
Згідно Порядку Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів підписується особою, що зареєстрована в ЄДР, тобто керівником, та електронною печаткою (за наявності).
Заява розглядається протягом одного робочого дня. Якщо до кінця робочого дня, наступного за днем відправлення Заяви, контролюючий орган не повідомив відправника про приєднання до Договору або відмову в ньому, то приєднання проводять автоматично в момент спливу такого строку. Зазначимо, що в прийнятті Заяви буде відмовлено за наявності діючого Договору.
Для реєстрації ЕЦП інших посадових осіб необхідно відправити Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису. До Повідомлення вноситься інформація про підписувачів, яким надається право підпису електронних документів, крім Заяви про приєднання до Договору. Це означає, що в Повідомлення не потрібно додавати підпис керівника та печатку.На сформоване Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - ЕЦП підписувача Заяви про приєднання до Договору, тобто керівника і останньою - електронна печатка (за наявності). Процедура розгляду Повідомлення аналогічна до розгляду Заяви.
У разі виникнення підстав для припинення дії Договору про визнання електронних документів та повязаних з ним Повідомлень про надання інформації щодо ЕЦП, які були наведені на початку статті, платнику податків буде надіслано Повідомлення про припинення дії договору про визнання електронних документів.
Четверта форма згідно нового Порядку- це Заява про припинення дії договору про визнання електронних документів. При заповненні цієї форми користувач також може вибрати з довідника договір, до якого відправляється Заява.
Як зазначено в Порядку, Заява подається до контролюючого органу безпосередньо підписувачем Заяви про приєднання до Договору, тобто керівником, із пред’явленням документа, що посвідчує особу, або уповноваженим представником, тому на сьогоднішній день для цієї форми передбачена тільки можливість друку.
