"BAS Документообіг КОРП" представляет собой современное широкофункциональное решение для управления бизнес-процессами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль за выполнением задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.
Соответствие украинскому законодательству
"BAS Документообіг КОРП" позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота в Украине:
Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте"
Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах"
Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР "Об обращениях граждан"
Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти"
Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти"
Работа с документами
"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любого типа. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной картой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлению КМУ "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах". Для карт документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.
Хранение и право доступа
В конфигурации программы "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или типами документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.
Дополнительно к этому все данные конфигурации "BAS Документообіг КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, группам корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа умеет автоматически скачивать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Регистрация входящих и выходных документов
"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль
- оповещение исполнителей
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение
- дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам
Учет обращений граждан
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Об обращениях граждан".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, где специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
подготовка проекта договора
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее
учет всех связанных с договором документов, например акты, дополнительные соглашения
учет и контроль сроков действия договоров
автоматическое продление сроков действия по правилам, отмети
ным в договоре
многовалютный учет сумм договоров
работа с многосторонними договорами
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору
расторжение договора
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры, в которых истекают сроки действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Договоры, что разорванные".
Сканирование
В "BAS Документообороте КОРП" предусмотрена возможность загрузки входных, выходных, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, среди прочего и многостраничное.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.
Электронная почта
Встроенная в "BAS Документообіг КОРП" внутренняя почта позволяет:
отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы
загружать входящие или внутренние документы с электронной почты
при использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы
искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать среди прочего, и по текстовому содержанию писем
кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит всплывающее в правом нижнем углу сообщение при поступлении новых писем. Если за письмом была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письма
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов BAS Документообіг КОРП использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит перечень, редактируемых документов и перечень невыполненных задач, предусмотрена настройка "Рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы отдельного раздела.
"BAS Документообіг КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в базе информации автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно с карты файла можно просмотреть список версий, удалить ненужные, изменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблон автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону и к документу автоматически подключаются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "BAS Документообіг КОРП" всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:
распечатать на отдельном листе
распечатать поверх титульного листа бумажного документа
распечатать на наклейке
вставить в электронный документ как изображение
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карт документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В "BAS Документообороте КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций
могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица посторонних организаций.
Предусмотрена возможность заверения резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.
Переадресация входных документов
В программе "BAS Документообіг КОРП" можно учитывать перенаправление входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входных документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "BAS Документообіг КОРП" коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение руководителя и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Выполнение: документ передается во исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем
Согласование: прилагаемые к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и затем возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
параллельное
последовательное
смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации
Утверждение: документ попадает на утверждение ответственного лица и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения
Регистрация: документ попадает в секретарь для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса требуемый документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления
Доверенность: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
Обработка входного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входного документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело
Обработка исходного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа автоматически доставит соответствующее задание тому, кто в данный момент выполняет эту роль, самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут быть настроены в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут рассчитываться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задачам. При создании бизнес-процесса можно указать, что он подчинен по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которые могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Основное предназначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы разных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающего границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе "Управління торгівлею", редакция 3, продолжается в "BAS Документообіг КОРП" и заканчивается снова в "Управління торгівлею".
Удобство работы на каждый день
Окно Текущие дела на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и подчиненным (для руководителей), событиям календаря, сообщениям почты и форума, мероприятиям, работе с документами, учету времени.
Окно "Мои задачи" показывает списки задач текущего пользователя на закладках "Задания мне" и "Задания от меня". На закладке "Задания мне" отображаются задачи, предназначенные текущему пользователю напрямую
, через роли или делегированием. Закладка "Задания от меня" показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.
Задание можно помечать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут использоваться в процессе поиска конкретного документа.
Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карт, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль выполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля снабжают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, содержащая данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить разные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например задачи, документа, письма, мероприятия.
Организация распределенной информационной базы
В программе предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типичными конфигурациями
В "BAS Документообороте КОРП" предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями.
В комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы к использованию и настройке обмена с помощью обработки "Универсальный обмен данными в формате XML".
Веб-сервисы работы с файлами
"BAS Документообіг КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "BAS Документообіг КОРП" и другим приложением осуществляется посредством веб-сервисов.
Применение программы как библиотеки файлов позволяет:
подключать файлы к объектам вашей информационной базы
разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в "BAS Документообіг КОРП"
обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия
интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия
организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.
