"BAS Управління холдингом" є високотехнологічним рішенням для автоматизації задач, що є актуальними для групи компаній з повною або частковою централізацією функцій управління фінансами, закупками, побудови звітності та інші, у яких керуючі компанії та бізнес-одиниці неоднорідні з точки зору галузевої належності або експлуатованих ІТ-систем.
ОПИС ФУНКЦІОНАЛЬНИХ МОЖЛИВОСТЕЙ ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТУ "BAS УПРАВЛІННЯ ХОЛДИНГОМ"
Бюджетування
"BAS Управління холдингом" включає підсистему бюджетування, яка дозволяє:
· самостійно визначати бізнес-користувачеві перелік необхідних класифікаторів, аналітик, показників, розробляти бюджетні моделі і комплекти звітності різного призначення;
· прогнозувати динаміку показників, використовуючи різні варіанти розрахунку, консолідації та розподілу показників, а також функції "ковзного планування" і "планування від досягнутого", швидко формувати необхідні бюджети. При цьому можна комбінувати методології планування "знизу вгору" і "зверху вниз", використовувати механізми вивірки і виключення внутрішньогрупових операцій;
· обслуговувати необхідні принципи виділення центрів фінансової відповідальності завдяки розвиненим функціям з управління організаційно-фінансовою структурою групи;
· регламентувати бюджетний процес і розподіляти відповідальність між його учасниками, використовувати для узгодження бюджетів маршрути будь-якої складності;
· автоматично повідомляти про хід процесу узгодження причетних до нього співробітників;
· скоротити терміни і підвищити якість планування і оперативного аналізу виконання бюджетів за рахунок використання тонкого, веб-клієнта і спеціального add-on-клієнта для Microsoft Excel;
· комплексно використовувати одноперіодну і багатоперіодну форму "Примірник звіту" і універсальну "Зведену таблицю" в поєднанні з інструментами узгодження і шаблонами бюджетного процесу для вибору різними учасниками бюджетного процесу найбільш зручних для них інструментів.
Багатоперіодна форма "Примірник звіту"
Вона дозволяє вводити, коментувати, узгоджувати дані на весь горизонт планування, комфортно використовувати аналітику "Період", має функції динамічних підсумків, які спрощують введення даних і їх моделювання, дозволяє застосовувати бланки, максимально наближені до звичного поданням бюджетних форм.
Незважаючи на те що багатоперіодна форма призначена для введення даних по одному ЦФВ і сценарію, в ній може бути виведена порівняльна інформація за довільним ключовим вимірам, а також відповідні відхилення.
Використовуючи цю форму, можна актуалізувати бюджети за даними оперативного планування і встановлювати ліміти на підставі показників бюджетування. У шаблонах процесів підготовки звітності реалізована підтримка багатоперіодних примірників звітів.
Інвестиційні проекти
Підсистема дозволяє автоматизувати життєвий цикл інвестиційного проекту від інвестиційної ідеї до завершення проекту. "BAS Управління холдингом" дозволяє визначити декомпозицію етапів проектів або програми взаємопов'язаних проектів, вказати відповідальних, терміни і ресурси, які використовуються. Як ресурси інвестиційних проектів можуть виступати будь-які довідники конфігурації (наприклад, "Співробітники", "Номенклатура", "Необоротні активи"). Для ресурсів можуть бути вказані натуральні і вартісні параметри. Ієрархічна структура етапів може бути імпортована з Microsoft Project.
Проект є глобальною аналітикою для управлінського обліку. Завдяки можливості зв'язати показники бюджетів, відображення факту і резервування по бюджетам руху грошових коштів, доходів і витрат, руху ресурсів з етапами проектів система дозволяє обґрунтовано і максимально точно вести бюджетування проектів.
За даними бюджетів проектів автоматично розраховуються їх ключові показники ефективності (NPV, IRR, термін окупності, індекс прибутковості та ін.).
З метою автоматизації передінвестиційної фази прикладне рішення дозволяє визначити критерії порівняння альтернативних проектів, провести їх порівняльну експертну оцінку, включити в інвестиційну програму дійсно оптимальний портфель проектів.
Зручні засоби візуалізації (діаграма Ганта і діаграма послідовності) дозволяють наочно уявити зведену інформацію про проект. Безпосередньо в діаграмі Ганта можна провести ланцюжок актуалізації проекту – від зміни термінів до автоматичного розрахунку ключових показників ефективності проекту.
Аналітичні панелі дозволяють наочно актуалізувати показники проектів "на льоту" завдяки спільному використанню інтерактивних діаграм Ганта, зведених таблиць і аналітичних звітів. Звітність цієї підсистеми дозволяє з різних ракурсів проаналізувати стан, хід, ключові показники ефективності, провести план-фактний, "що, якщо?" або порівняльний аналіз інвестиційних проектів.
Лімітування і "фабрика платежів"
Лімітування є в просторі трьох бюджетів: БДВ, БРГК, бюджету руху ресурсів. Ліміти визначаються в бюджетах на етапі планування і контролюються в документах "Оперативний план" і "Заявка на операцію".
Підсистема "Централізоване казначейство" прикладного рішення "BAS Управління холдингом" організована відповідно до концепції "фабрики платежів" і забезпечує укрупнене і детальне планування грошових потоків, управління миттєвою і короткостроковою ліквідністю, дозволяє поєднувати централізовану і децентралізовану моделі управління грошовими коштами холдингу.
Платіжний календар з поліпшеною ергономікою дозволяє провести прогноз "що, якщо?", зберегти, відновити, переслати електронною поштою результати моделювання. Імовірнісна модель планування потоків, що залежить від горизонту, використаних джерел даних для прогнозу ліквідності, дозволяє значно поліпшити прогноз ліквідності. Зручні інструменти перерозподілу, залучення і розміщення ліквідності спрощують балансування платіжної позиції.
Директиви заборони/дозволу платежів дозволяють швидко налаштувати прості правила обмеження платежів, не вдаючись до просунутих функцій лімітування.
Документ "Оперативний план" дозволяє в наочній крос-таблиці зарезервувати бюджетну квоту, встановити ліміт, ввести оперативний план бюджетів доходів і витрат, руху грошових коштів, закупівель.
Реалізовано лімітування у валюті операції, функціональній валюті ЦФВ, валюті управлінського обліку.
В налаштуваннях планування і лімітування користувач для будь-якого з оперативних бюджетів може визначити:
· періодичність оперативного планування і лімітування (рік, квартал, місяць, декада, день);
· вид горизонту планування (фіксований, ковзаючий, довільний);
· спосіб визначення валюти лімітування (в валюті управлінського обліку, в функціональній валюті, у валюті операції).
Для зниження трудомісткості введення статей з великим числом аналітик і підвищення наочності їх подання, в систему включені налаштування відображення аналітичних вимірювань оперативного планування в шапці, колонках або додатковій розшифровці.
Підсистема дозволяє підвищити ефективність управління дебіторською та кредиторською заборгованостями, кредитними, валютними і процентними ризиками в умовах високої волатильності ключових макроекономічних показників.
Казначейство
У платіжному календарі реалізовано опціональне відображення оборотів і прострочених платежів, установка достовірності джерел інформації для оцінки грошових потоків і горизонту планування, стрес-тестування втрати ліквідності.
Розроблено інструменти хеджування валютних і процентних ризиків:
· розрахунковий валютний форвард;
· процентний валютний форвард;
· процентний своп;
· валютно-процентний своп.
Автоматизована реєстрація кредитних рейтингів контрагентів, присвоєних рейтинговими агентствами. Вони можуть бути використані при встановленні категорії ризику контрагента для визначення граничних умов розрахунків.
Функціонал управління зобов'язаннями за видатковими договорами дозволяє управляти поточним рівнем заборгованості, швидко виявляти розбіжності між графіками платежів і нарахувань, актуалізувати графіки і формувати заявки на платіж.
Інструменти управління зобов'язаннями за дохідними договорами дозволяють менеджеру контролювати рівень заборгованості дебітора, автоматично формувати нагадування про наближення дати оплати, ініціювати претензійно-позовну роботу і факторингові операції.
Функції з управління зобов'язаннями дозволяють підвищити лояльність клієнтів і постачальників при допустимому рівні кредиторської та дебіторської заборгованостей.
Централізоване управління закупівлями і управління договорами
Підсистема "Централізоване управління закупівлями" призначена для агрегування потреби в матеріальному забезпеченні бізнес-одиниць, автоматизації тендерних процедур, включаючи скоринг постачальників і тендерних пропозицій, контрактації, виконання централізованих закупівель і контролю за децентралізованими закупівлями.
Реалізована багатолотова багатопозиційна закупівельна процедура, що підвищує її гнучкість і посилює ефект економії на масштабах при централізації закупівель. Для спрощення комунікацій між внутрішнім замовником і закупівельними підрозділом при підготовці закупівельної процедури розроблені нові документи:
· "Пояснювальна записка до розрахунку початкової максимальної ціни" конкурентних закупівель;
· "Запит на проведення закупівлі".
Стадії закупівельної процедури реалізовані на базі універсальної підсистеми "Заходи". Під час налаштування підсистеми закупівель під кожен вид закупівельної процедури користувач вказує послідовність стадій, їх тривалість, а також може визначити документ системи (наприклад, протокол оцінки розгляду заявок), який завершує стадію закупівельної процедури. При створенні закупівельної процедури графік закупівельної процедури автоматично заповнюється від дати офіційного оголошення закупівлі.
Підсистема орієнтована на роботу в умовах територіально-розподілених груп компаній, в яких бізнес-одиниці використовують різні системи управління запасами, і дозволяє знизити витрати на закуповувані позиції завдяки ефекту масштабу.
Модель станів договорів, специфікацій і додаткових угод, а також можливість узгодження дозволяють автоматизувати повний життєвий цикл договору.
Реалізовано зручне управління змінами умов комерційних і фінансових договорів на основі додаткових угод. Для всіх видів договорів підтримуються додаткові угоди, вступ яких в силу означає зміну тих чи інших параметрів базового договору з певної дати. Додаткові угоди можуть бути узгоджені з допомогою підсистеми узгодження "BAS Управління холдингом".
Реалізовано контроль лімітів внутрішньогрупового запозичення, встановлених рамковими угодами.
Облік і звітність згідно МСФЗ
Прикладне рішення "BAS Управління холдингом" підтримує облік згідно МСФЗ в двух моделях: транзакційній і трансформаційній. Транзакційна модель обліку найбільш ефективна, коли облік згідно МСФЗ ведеться в тій же інформаційній системі, що і облік по П(С)БО. Трансформаційний підхід рекомендується використовувати, якщо дані П(С)БО передаються дочірніми і залежними підприємствами у вигляді форм збору даних.
Для обох варіантів обліку реалізовані функції трансляції фінансової інформації ПСБО на план рахунків МСФЗ. Крім того, автоматизовано 14 об'єктів паралельного обліку, облікові політики по яких, як правило, відрізняються від облікової політики ПСБОосновні засоби;
· нематеріальні активи;
· активи, призначені для продажу;
· біологічні активи;
· кредити і позики отримані;
· позики видані і депозити;
· фінансові інструменти, які обліковуються за справедливою вартістю (цінні папери, похідні фінансові інструменти);
· лізинг отриманий і виданий;
· дебіторська заборгованість (резерв і облік за справедливою вартістю);
· резерв по запасах;
· резерв по судовим претензіям;
· нарахування доходів і витрат без підтверджуючих документів;
· закриття періоду, включаючи розрахунок собівартості, відкладених податків, реформацію балансу;
· елімінаційні коригування, включаючи розрахунок і елімінацію нереалізованої маржі в активах групи;
· облік інвестицій, придбання/вибуття бізнесу, визнання гудвілу;
· консолідаційні поправки (елімінація інвестицій, розрахунок НДУ (неконтролюючих частки участі в капіталі)).
Як інструменти "швидкого закриття" система пропонує:
· Портал нарахувань доходів і витрат (accruals), що забезпечує відображення в обліку операцій без підтверджуючих документів і їх зіставлення з фактичними документами наступного періоду.
· Можливість закриття періоду МСФЗ раніше П(С)БО ("подвійне закриття").
· Портал звірки внутрішньогрупових операцій – забезпечує звірку в режимі "Кожен з кожним", кардинально знижує навантаження на керуючу компанію і дочірні суспільства, підтримує довільну деталізацію звірки, врегулювання розбіжностей і містить сервіси, що спрощують комунікації в процесі звірки і скорочують її терміни. Конструктор шаблонів звірки внутрішньогрупових операцій підтримує 5 стандартних варіантів елімінаційних коригувань і спрощує впровадження. Інструмент "Трансформаційна таблиця" спрощує відображення ручних трансформаційних коригувань і аналіз даних при трансформаційних і консолідаційних процедурах.
У системі реалізовано пакет індивідуальної і консолідованої звітності, а також примітки до нього. Функціональність підсистеми обліку та звітності МСФЗ отримала позитивний висновок EY (Ernst & Young).
Розроблені майстри класифікації фінансових інструментів і договорів оренди дозволяє коректно класифікувати об'єкти обліку відповідно до IFRS 16 і IFRS 9 на підставі параметрів фінансових інструментів, меж суттєвості, структури грошових потоків. Реалізовано наочні звіти за класифікацією договорів. Автоматизований облік договорів оренди відповідно до IFRS 16.
Інтеграційні можливості
В "BAS Управління холдингом" можуть бути реалізовані сценарії інтеграції з використанням універсальних інтеграційних інструментів прикладного рішення, призначені для отримання даних як з зовнішніх інформаційних систем, так і за допомогою стандартних OLE DB провайдерів з інших джерел.
Універсальні процеси
Підсистема призначена для регламентації процесів обробки звітності, маршрутів узгодження, бізнес-процесів обробки облікових документів. Можливості отримання даних з зовнішніх інформаційних систем і генерації нових об'єктів в них, доповнені функціями умовних переходів, очікування подій, таймаутів, автоматичного узгодження і відхилення об'єктів, розсилки повідомлень і нагадувань, дозволяють автоматизувати широкий спектр міжфункціональних і крос-системних бізнес-процесів.
Оскільки бізнес-логіка універсальних процесів налаштовується в призначеному для користувача режимі без використання конфігуратора, впровадження і супровід описаного функціоналу значно спрощуються.
Універсальний функціонал сповіщень про події, що відбулися і нагадувань про наближення їх планових дат підвищує ефективність комунікацій. Функція узгодження відповідним листом дозволяє візувати документи, не заходячи в "BAS Управління холдингом", а використовуючи будь-який (в тому числі мобільний) поштовий клієнт.
Управління станами об'єктів дозволяє автоматизувати не тільки узгодження об'єктів, а й життєвий цикл будь-якого об'єкта.
Універсальна фінансова звітність
Система дозволяє скоротити час на подолання "останньої милі фінансової звітності" – від вихідних аналітичних таблиць в "BAS Управління холдингом" до відправлення споживачам звітності файлу, що містить не тільки форми звітності МСФЗ або бюджетної кампанії, але і їх детальний аналіз (часто званий MD&A). Комплекс засобів включає:
· зручні можливості для підготовки наочного бланка звіту;
· наочний висновок порівняльної інформації інших аналітичних зрізів і похідних показників (відхилень, довільних виразів);
· багатосторінкове уявлення примірника звіту з можливістю докладного аналізу фінансової інформації кожної сторінки;
· інструменти управління процесом підготовки звітності, погодження та коментування показників фінансової звітності, що дозволяють організувати ефективні комунікації співробітників;
· динамічні фільтри і контрольні співвідношення, що допомагають виявити помилки у звітності не тільки на рівні синтетичних показників, але і на рівні їх аналітичних розкриттів.
Ризики
Система включає інструменти для управління ризиками функціональних підсистем (процентними, валютними, кредитними, податковими). Вони дозволяють організувати в компанії єдину систему управління ризиками, що включає:
· процедури ідентифікації та попередньої оцінки довільних ризиків;
· функції планування контрольно-попереджувальних заходів для зниження можливого збитку і ймовірності реалізації ризикових подій;
· облік інцидентів та план реакції на них;
· наочні інструменти інтерпретації шкоди від ризиків в даних план-фактного аналізу.
Підсистема має загальні аналітичні розрізи з підсистемою "Збалансована система показників", що дозволяє використовувати в компанії комплекс засобів підтримки прийняття рішень з урахуванням найбільш ймовірних ризиків і можливостей.
Бізнес-аналіз
Аналітичні засоби прикладного рішення дозволяють реалізувати багатошаровий аналіз накопиченої інформації від загальної картини до її детального поданням. Продукт надає гнучкі засоби з графічного поданням інформації, що аналізується, включаючи наочний дашборд і панелі індикаторів. Серед передові функцій бізнес-аналізу можна відзначити факторний аналіз, аналіз чутливості, моделювання "що, якщо?", зворотний розрахунок вихідних показників, оптимізацію цільового показника, можливість використання для аналізу не тільки даних поточної інформаційної бази, але і зовнішніх інформаційних баз. Аналітичні панелі (дашборд) можуть включати табличні аналітичні звіти, монітори ключових показників, діаграми, в тому числі "діаграму Ганта", "зведену таблицю бюджетування".
Реалізовано динамічний розрахунок залежних елементів панелей при зміні зазначених елементів, що робить аналітичні панелі зручним інтерактивним інструментом аналізу і введення даних.
Заходи
Для організації повторюваних заходів (закупівельних процедур, ініціатив Balanced Scorecard, активностей з управління ризиками і т.д.) розроблений функціонал, що дозволяє створювати шаблони багатостадійних заходів, на основі яких можна ініціювати вручну або формувати за розкладом заходи, а також контролювати терміни завершення стадій. Передбачена можливість планування і реєстрації понесених в ході виконання заходу витрат.
